Werving €100.000 voor de bouw van de filmzaal

Inleiding

IDFA heeft zelf al een groot deel van het budget dat nodig is om de nieuwe filmzaal te bouwen.

De totale kosten voor de verbouwing en benodigde apparatuur van de filmzaal zijn ongeveer €300.000,-. Via een wervingscampagne hopen we de resterende €100.000 euro bij elkaar te kunnen krijgen. De campagne start pas na een formele GO intern die afhankelijk is van de extra steun van Fonds 21, de verhuur van ons huidige pand en de contractuele samenwerking m.b.t. de verhuur.

IDFA gaat de campagne in eigen beheer uitvoeren omdat we beschikken over de ICT infrastructuur en omdat we een goed afgebakende achterban hebben.

Een campagne via Stichting voor de Kunst kost qua opstartkosten €2.000,- en er moet 7 procent worden afgedragen van de inkomsten. Eventueel kan met Stichting voor de Kunst alsnog het restbedrag worden opgehaald mocht dat nodig zijn. De doorlooptijd voor het opstarten is dan zo'n 3 weken. Stichting voor de Kunst raadt een crowdfundingcampagne in de zomermaanden overigens af.

De informele campagne met Dikke Vrienden kan starten na het GO moment. De campagne naar de andere doelgroepen voeren we uit tussen 20 augustus en 24 september in verschillende fases. Daarna wordt het intern ook te druk i.v.m. de voorbereidingen van het festival.

Een aandachtspunt is het vertrek van Leo en de komst van een nieuwe functioneel beheerder. We bereiden alles de komende weken zo goed mogelijk voor. en Dirk zorgt voor een service-contract met Bluedesk. Daarnaast starten de vakanties van iedereen dus dat vergt een goede afstemming bij het plannen van de werkzaamheden.

Naam, slogan etc.

Als we een Go hebben zou ik een bureau vragen om ons te helpen met het opzetten van een pakkende campagne.

Bijv. https://skipintro.nl/ of WeArePi of anders de hulp inschakelen van bijvoorbeeld van Dikke Vriend Irene Koel die hier heel handig in is.

Doelgroepen

We richten ons in de werving op verschillende doelgroepen. De doelgroepen worden gefaseerd benaderd en bestaat uit mensen die al een relatie met ons hebben. De social-media campagne richt zich zowel op IDFA volgers als aanverwante interesse groepen.

  • Groep 1: Dikke Vrienden en Dikke Vrienden+ (125)
  • Groep 2: Vrienden (2.600 subscribers), eenmalige donatateurs festival 2020 (2900), Special Guest accreditaties Development (800) nieuwsbrief publiek (40.000 subscribers), vrijwiliggers (x) en veelbestellers (350)
  • Groep 3: Filmindustrie/accreditaties (2.700)
  • Groep 4: Spontane donaties via website
  • Groep 5: Onderwijs groep (docenten etc)

Donatiemogelijkheden

Voor het werven van de donaties zijn verschillende tegenprestaties geformuleerd. Na het GO moment krijgen de Dikke Vrienden als eerst de optie om een of meerdere stoelen te adopteren of een donatie te doen voor de zaal. Hierbij ligt de focus op het aangaan van periodieke schenkingen. Voor deze periode nemen we 2 weken de tijd.

Daarna start de campagne op groep 2, waarbij we mee kunnen nemen welke gelden we al hebben geworven.

Groep 3 wordt een Engelstalige mailing naar de industry gasten voor het ophalen van de nog missende gelden.

Groep 4 zijn spontane donaties die binnenkomen via socials of via ambassadeurs die de campagne onder de aandacht brengen in hun omgeving.

Groep 5 zijn docenten waar we specifiek een oproep doen om bij te dragen aan het theater voor de vele schoolvoorstellingen die er straks zullen plaatsvinden.

Eenmalige donatie vanaf €5,- zonder tegenprestaties

Jij staat net als wij te juichen dat er een IDFA Filmzaal komt en steunt dit belangeloos met een zelf te kiezen bijdrage. Natuurlijk zijn we je eeuwig dankbaar voor je warme betrokkenheid en zorgen we met het IDFA-team en alle partners voor geweldige programma's!

Doneren voor deze optie kan direct via het webformulier:

Eenmalige donatie vanaf €25 ,-

Maak kans op één van de 5 Special Guest passen waarmee je maar liefst 20 vrijkaarten ontvangt voor het aankomende festival. Uiteraard ook te gebruiken voor de programmering in de nieuwe filmzaal in het Vondelpark!

Daarnaast verloren we 2x2 uitnodigingen voor de exclusieve opening van Vondel CS én de opening van IDFA in Koninklijk Theater Carré.

Doneren voor deze optie kan direct via het webformulier:

Masterclass artistiek directeur Orwa Nyrabia €150,- (nog bespreken met Orwa)

Bij verkoop van 60 kaarten is de opbrengst €9.000,-

Als dank voor je steun nodigen we je in het voorjaar van 2022 uit voor Masterclass van onze artistiek directeur, producent en filmmaker, Orwa Nyrabia. Hoe zit de documentaire filmwereld in elkaar? Kijk daarna met andere ogen naar creatieve documentaires! Uiteraard in de nieuwe IDFA filmzaal.

Aanmelden kan per e-mail:

Adopteer een stoel! €300,-

Bij verkoop van 60 stoelen is de opbrengst €90.000,-

Steun de bouw van de filmzaal door één (of twee) van de 60 stoelen te adopteren met een periodieke schenking waarbinnen je 5 jaar lang steunt met een bijdrage van €300,- per jaar. Het is ook mogelijk het gehele bedrag via een eenmalige schenking te voldoen óf binnen een periodieke schenking juist op te knippen tot een bedrag van €25,- per maand. Je schenking is fiscaal aftrekbaar, waardoor het je netto ongeveer de helft kost. Bereken jouw persoonlijke situatie hier: https://www.anbigift.nl/idfa/

Wij danken jou met:

  • Vemelding van je naam (anoniem mag uiteraard ook) voor een periode van 5 jaar bij de Chair Founders in de filmzaal.
  • Een jaarlijkse uitnodiging voor een exclusieve filmvertoning samen met de andere stoeladopteerders, inclusief borrel in het IDFA café.
  • Een artistiek adoptiecertificaat!

De IDFA Filmzaal voor jou privé €1.500,-

Steun de bouw van de filmzaal door een jaarlijkse periodieke schenking van €1.500 voor maximaal vijf jaar. Het is ook mogelijk het gehele bedrag via een eenmalige schenking te voldoen. Je schenking is fiscaal aftrekbaar, waardoor het je netto ongeveer de helft kost.

Wij danken jou met:

  • Vermelding van je naam (anoniem mag uiteraard ook) voor een periode van vijf jaar bij de Cinema Founders in de zaal.
  • De mogelijkheid om elk jaar een privé documentairevertoning te organiseren voor je vrienden, familie of collega’s. Of een kinderfeestje, dat kan ook. Samen zoeken we een documentaire die aansluit bij jouw wensen!

Via welke middelen gaan we de doelgroepen bereiken?

  • IDFA Website landingspagina: nieuwsbericht(en) met korte ‘blog’ over voortgang. Voorbeeld werving Rialto.
  • Eenmalige donatie via formulier op de website.
  • Nieuwsbrieven
  • Foleon publicatie met aanbod voor Dikke Vrienden
  • Persoonlijke e-mails vanuit wervingsteam onder regie van Marloes
  • Telefoongesprekken
  • Bezoeken aan Dikke Vrienden
  • Social Media: Instagram, Facebook, LinkedIn > vanaf 30 augustus campagne. Target festivalbezoekers (lijst export alle kaartkopers en veelbestellers), VPRO achterban, (audience profile van mensen die interesse hebben naar VPRO toe, wat meest effectief is), buurt rondom Vondelpark, postcode gebied). Cengiz kan het meten als iemand direct vanuit de advertentie op zijn gsm.
  • Media zoals Parool, VolksKrant, VPRO, lokaal krantje rondom Vondelpark

Overige media

Bij de start van de campagne voor doelgroep 2 Vrienden etc. goed om ook te bekijken welke aandacht we kunnen vragen via andere media-partners.

Taken:

- gesprek met Andrea, Martine en Nico over mogelijkheden bij mediapartners maar ook Parool, filmkrant etc. (woensdag 7 juli)

- inhoudelijke artikelen of banners/advertenties vanuit barter

Nieuwsbrieven campagne via Mailchimp

Via Mailchimp wordt er gecommuniceerd met de diverse doelgroepen. De gegevens komen via een export in Mailchimp terecht en worden daar ontdubbeld. De mensen die al een donatie hebben gedaan worden uitgesloten van nieuwe oproepen maar worden wel meegenomen in het bericht over de eindstand.

Taken

- opstellen nieuwsbrieven (Marloes)

- review en opmaak nieuwsbrieven (Nico)

- exporteren data uit SalesForce (Marloes)

- import data (Florieke)

- tussenstand ook als nieuwsartikel op website plaatsen (Nico)

Groep 1: Dikke Vrienden en Dikke Vrienden+

Doorlooptijd 3 weken. Informeel van formele GO moment tot 20 augustus.

3 nieuwsberichten:

- aankondiging en aanbod (vrijdag 20 augustus)

- tussenstand en nieuwe oproep (vrijdag 27 augustus)

- eindstand en hoe nu verder (vrijdag 3 september)

Groep 2: Vrienden (2.600 subscribers), eenmalige donatateurs festival 2020 (2900), special guest development (800), nieuwsbrief publiek (20.000 subscribers), vrijwiliggers (900) en veelbestellers (350)

Doorlooptijd 2 weken. Start 3 september - 20 september.

3 nieuwsberichten:

- aankondiging en donatie opties (vrijdag 3 september) - tussenstand en nieuwe oproep (vrijdag 10 september) - eindstand en hoe nu verder (vrijdag 17 september)

Groep 3: Filmindustrie/accreditaties (2.700)

Intern afstemmen met Adriek etc.

Doorlooptijd 2 weken. 10 september - 24 september.

2 nieuwsberichten

- aankondiging en oproep (10 september)

- terugkoppeling eindresultaat (17 september)

Social media campagne via Facebook, Instagram, LinkedIn en Twitter

We maken een of meerdere visuals, een advertentie op basis van een afbeelding. Het doel is om mensen naar de website te krijgen en daar te laten doneren. Afbeeldingen-advertenties werken hiervoor het beste heeft Cengiz aangegeven. De doorlooptijd is 2 tot 3 weken voor een maximaal resultaat. Kosten voor campagne bedragen maximaal €1.500,-.

Taken

- maken visuals (Noa, Marloes voor 17 juli)

- pakkende korte slogan/teksten/naam Vondel CS (Martine, Nico of bureau?)

- inregelen social media campagne en terugkoppelen voortgang (Cengiz)

- plaatsen op socials (vanaf 20 augustus Florieke)

- campagne-data naar Cengiz sturen (Marloes)

Doelgroep 1: Onze eigen volgers Doelgroep 2: Liefhebbers van VPRO, Film Festival en documentaire Films

Targeting op heel Nederland

Doelgroep 1: Onze eigen volgers Doelgroep 2: Liefhebbers van VPRO, Film Festival en documentaire Films

Targeting op heel Amsterdam

Doelgroep 1: Onze eigen volgers Doelgroep 2: Liefhebbers van VPRO, Film Festival en documentaire Films

Targeting op postcodegebied rondom Vondelpark

Wervingsteam

Om het resultaat te bereiken is het belang om met een team te werken aan de werving. Onder regie van Marloes spant iedereen zich in om de actie te delen in zijn of haar netwerk en waar nodig een persoonlijke e-mail te sturen.

  • Bestuur
  • Directie
  • MT
  • Development
  • Ambassadeurs binnen Dikke Vrienden

Intern team

Intern zijn de volgende collega's betrokken bij de campagne:

  • Leo richt de campagne binnen Salesforce in, incl. aanpassingen Oberon.
  • Marloes stelt teksten op, Nico zorgt voor feedback.
  • Marloes levert exportbestanden uit Salesforce aan. Florieke leest de doelgroepen in bij Mailchimp.
  • Cengiz en Florieke draaien de social media campagne.
  • Noa maakt de visuals.
  • Orwa neemt evt. een korte video op die we meenemen in de nieuwsbrieven.
  • Marloes en Ellen zorgen voor afhandeling van contracten en tegenprestaties.

Vakanties

Intern zijn de volgende collega's betrokken bij de campagne:

  • Nico eerste twee weken augustus
  • Marloes 17 juli tot 6 augustus, werkt op 27 en 31 juli.
  • Cengiz nu tot 6 juli
  • Florieke
  • Noa
  • Ellen
  • Martine
  • Cees
  • Orwa

Functionele inrichting ICT

Voor de campagne gaat Salesforce ingezet worden in combinatie met Adyen voor de betalingen en het website formulier eenmalige donaties. Daarnaast wordt Mailchimp ingezet voor de communicatie naar de diverse doelgroepen. Leo importeert een deel van de doelgroepen in Salesforce zodat we de campagne kunnen volgen.

De achtergrond daarvan is hier te lezen.

Afhandelen tegenprestaties

Via een report in Sales Force kunnen we de tegenprestaties gaan afhandelen binnen 2 weken na het beeindigen van de campagne.

Taken:

- Marloes en Ellen (medio augustus tot medio oktober)

Afhandelen contracten

Periodieke schenkingen afhandelen en administratief verwerken

Taken:

- Marloes en Ellen

Afdracht BTW tegenprestaties

Over geleverde tegenprestaties is IDFA verplicht BTW af te dragen.

Taken:

- Marloes gaat met Jan een berekening maken (ntb)